ハンコの話(電子決済の思い出)

河野行革相がハンコ使用廃止を要求した話で、センセーショナルな改革案の一つを出してきましたね。

ここの問題の本質は、ハンコではなく、決済や稟議、合議に印を貰いに回る行為を批判しているんですね。（多分）

まぁ、その手の会社の後・・・・・いえ何でもないですwww

所要や業務、会議で不在にしていて、なかなか上司や担当が捕まらず決済(通称：スタンプラリー)に時間がかかり過ぎるのが、行政の執行に時間がかかる要因の一つだからです。

しかし、何度か検討されていましたが、結局は採用されずに現在に至ります。

過去にあった検討のお話ですが、場所によっては結構前から検討や実証・検証はされていました。

特に当時問題になったのは２つで、電子印章の有効性(確実性)とスタンプラリーを受ける側の問題です。

電子印章については、今なら問題にならないでしょうけど、当時の話で「本当に本人が推したのか？」「印を押した書類の有効性」「押印の操作感」などでした。

特にセキュリティに関するものが中心でした。

当時笑えたのは、システム側の未熟さもあったのでしょうけど、某社のシステムで押印して発行された書類が次の人に回る際に、修正も無いのに一度電子書類を担当に戻してから、次の承認者に再度送付しなければならない仕組みとか、一度承認した印が消えるトラブルなどありましたね(爆

電子書類については、その後に担当者に戻らず、ちゃんと次の承認者に回る様になりましたがダメなイメージが先行してましたね。(何度書類が往復するねん！)

次に、スタンプラリーを受ける側（承認者・許可権者）側の問題ですが・・・・これはまぁ、どうーなんだ？っていう話です。

書類を起こして持っていく側にとっては便利なシステム(制度)なんですが、見る側にすれば、いちいち全て読まなくてはいけないのです。

やったことのない方にしてみれば「？」でしょうが、通常承認を得る者が書類を持って上司や担当に確認してもらいにスタンプラリーします。

その場合、持って行った者が要旨や方針、背景などを口頭で説明し要約するので確認する側は細部まで読まなくても確認できます。

ところが、電子決済ではこの口頭でのやり取りの部分がなくなるため、電子書類を受け取った側が、すべてを読んで内容を理解し、理解できなければ質問や修正をするという過程になります。

書類を持参すれば、その場で口頭によるＦＡＱで済みますが、特にこの手の書類のうちニュアンスや背景が重要な場合(察して♡)読み取るのが大変で、質問もわざわざ文字に起こしてメッセージやメールで何度かやり取りして確認ができれば承認・確認されます。

そのうち、書類は電子で送ってるのに、担当者が呼び出されて画面を見ている上司や担当に説明をさせられるという珍現象が発生していきました。

少なくとも、これだけでも意味はかなり薄くなって行くのに、更に問題がありました。

修正箇所の記録です。

通常紙でやり取りする場合に上司や担当の修正・指導が入ります。

そうすると赤ペン等で修正（通称：赤ペン先生）され、それを持ち帰り修正して再度トライします。

これを何度も繰り返し、各立場での妥協点を検討しながら書類を作っていって完成するのです。

これを電子の世界でやると、上司や担当がいちいち画面を見て修正しなくてはいけなくなりますし、誤解が生じている場合に修正して事故やトラブルになります。

しかも、修正履歴や管理の問題があり、うちの場合は紙書類の場合は、経緯が記録されるように修正箇所も全て残す方式なので・・・で、電子書類の場合修正が蓄積されても見づらくなります。（まぁ、残し方の話ですが！）

そのうち、呼ばれた担当が電子書類と同じ書類を印刷して持って上司や担当者の所に行き、画面を見ながら修正箇所を話しているのをメモらなくてはいけなくなり、「え？誰得なシステムなの？」となって採用されませんでした。

今のマイクロソフトオフィスには、コメント機能が充実しているので、それらを利用する事もできるのでしょうけど、このコメント機能に修正経緯で書いてはいけない業務内容がコメントされていたりして、それらを消さずに送信して漏洩する事故もチラホラ発生していますね(-。-)y-゜゜゜

画面上コメント非常時でも、隠されている(見えない)だけで、確認しないと怖いですね！

今のシステムやセキュリティでやれば、当時の問題の大半は解決するんでしょうけど、結局は上司や担当が全て目を通さなくてはいけない面倒な事態が嫌なのでしょうｗｗｗ

まぁ、それも仕事だろって言えばそうなのかもしれないし、今はSkypeとかもあり離れた位置でもビデオで通話できるのである程度はやりようがあるのでしょうけど・・・・。

何処まで幹部が受け入れられるかでしょうねぇ(爆

という独り言です(⋈◍＞◡＜◍)。✧♡

※当時の話をボカしたり、言い回しを変えたりしているのでわかりづらいかもしれませんが察してくださいm(__)m